進捗報告メールの例文3選と書き方|要点3点・結論1行【コピペ可】 | NexDraft

報告ズレ対策

進捗報告メールの例文3選と書き方
要点3点・結論1行【コピペ可】

進捗報告メールは結論→要点→次アクションの順に固定するだけで「論点ズレ」が止まります。この記事では例文3本+コピペテンプレを用意しました。

進捗は報告しているのに、上司から 「で、結局どうしたいの?」「論点ズレてる」 と言われる――これ、文章力の問題じゃなく”順番”の問題です。

放置すると、会議が伸びるだけでなく「任せにくい人」扱いになり、評価と裁量が落ちます。

原因:なぜ「論点ズレ」になるのか

ズレる原因はほぼこの3つです。

原因1

結論が遅い

背景から書くほど相手が迷子

原因2

判断依頼がない

「ご確認ください」で相手が動けない

原因3

要点が散る

事実は多いのに"詰まり"が見えない

先に自分の詰まりタイプを確定したい人へ

診断は5問・3分。回答すると「詰まりタイプ」と「今週やる1手」がその場で表示されます。

3分無料診断を受ける

進捗報告メールの「要点のまとめ方」(要点3点)

要点は3つだけに削ります(多いほどズレます)。

1

今どうなってる(現状)

  • 状態を1行で言い切る(数値があるなら1つだけ)
  • “頑張った話”は後。まず状態。
2

何が詰まり(主因)

  • 詰まりは1つに絞る
  • 2つあるなら「今週止めている主因」だけ
3

次に決めてほしい(判断依頼)

  • 相手にしてほしいことを動詞で1行(承認ください/選んでください/決裁ください)
  • 可能なら A or B の選択肢まで置く

進捗報告の書き方:基本構造(件名・冒頭・本文)

件名テンプレ(週報/定例/遅延)
週報 【週報】案件名 進捗:結論(予定通り/遅延見込み)|判断依頼あり
定例前 【定例前共有】案件名 進捗:結論+本日決めたいこと1点
遅延 【要判断】案件名 遅延見込み:原因1点|対応案A/B(期限:本日中)

冒頭(最初の2行で勝負)

  • 1行目:結論(状態)
  • 2行目:判断依頼(相手の行動)

本文(3行で十分)

  • 現状+影響(1行)
  • 詰まり(1行)
  • 次アクション(1行)

進捗報告の書き方を明日から変える3ステップ

明日からはこれだけ守ってください(順番固定)。

1

結論1行

状態を言い切る(予定通り/遅延見込み/判断待ち など)

2

判断依頼1行

相手がやることを動詞で(承認・選択・決裁)

3

現状+影響1行

事実と影響を1つだけ(長文禁止)

1分セルフ診断(YES/NO 5問)

YESの数を数えてください。

1. 進捗報告が「ご確認ください」で終わりがち

2. メールの冒頭が背景説明から始まる

3. 詰まりが2つ以上並び、主因が書けていない

4. 相手が何を決めれば前に進むか本文にない

5. 送った後に「で、結局どうしたいの?」と聞き返される

進捗報告メールの例文(完成例・架空)+コピペブロック

以下は架空の完成例です(実在の案件・人物・数値ではありません)。 「進捗報告 メール 例文」で探している人がそのまま使えるよう、用途別に3本用意しました。

結論から話すコツ:状態を言い切るだけでいい

「結論が書けない」は、”言い切りが怖い”だけです。結論は状態でOK。

  • // 予定通りです
  • // 遅延見込みです(○営業日)
  • // 判断待ちです(何の判断か)
  • // ブロック解除済みです

背景や努力は、結論の後ろに短く添えるだけで十分です。

NG → OK(3セット)

01 セット1:背景先 → 結論先
NG

先週から確認していて、別チームの返答が遅れていて…(長文)

OK

結論:返答待ちのため2営業日遅延見込みです。 影響は結合テスト開始が止まっています。

02 セット2:「ご確認ください」→ 判断依頼(動詞)
NG

この方針で進めます。ご確認ください。

OK

判断依頼:案A/案Bどちらで進めるか、本日中に選んでください。(明日から作業が分岐します)

03 セット3:詰まりが2つ並ぶ → 主因1つに絞る
NG

課題:仕様未確定/テスト環境不安定/レビュー待ち…

OK

主因:仕様未確定(これが止めている)。他は主因が解消したら進めます(影響は別途)。

提出前チェックリスト(5項目)

  • 冒頭1行目に結論がある
  • 2行目に判断依頼(動詞)がある
  • 要点が「現状/詰まり(主因)/次アクション」の3点だけ
  • 詰まりは1つに絞れている(主因が書けている)
  • 固有名詞・機密数値・原本の貼り付けがない(必要なら抽象化)

FAQ(検索されがちな言い回し)

Q. 進捗報告の書き方が分かりません。まず何から直す?
A. 最初の2行だけ直してください。「結論(状態)」+「判断依頼(動詞)」。本文は後で整えれば十分です。
Q. 論点ズレの直し方は?
A. 論点=相手が決めることです。”決めること(判断依頼)”を2行目に置くと、ズレが止まります。

次のアクション

この記事の型を自分の案件に当てはめようとして“詰まる”なら、まず診断でタイプを確定してください。 7日ミニ伴走(無料)に登録すると、Day1であなたのタイプ別の穴埋め原本+埋め方手順+ツッコミ潰しが届きます。

診断は5問・3分。回答すると「詰まりタイプ」と「今週やる1手」がその場で表示されます。

3分無料診断を受ける

次に読むべき記事

進捗報告で新たな優先度の問題が発覚したときは、キャパ調整が必要です。

仕事の断り方(進捗報告で新たな優先度問題が発覚したとき)
▶ 3分無料診断を受ける