進捗報告メールの例文3選と書き方
要点3点・結論1行【コピペ可】
進捗報告メールは結論→要点→次アクションの順に固定するだけで「論点ズレ」が止まります。この記事では例文3本+コピペテンプレを用意しました。
目次
進捗は報告しているのに、上司から 「で、結局どうしたいの?」「論点ズレてる」 と言われる――これ、文章力の問題じゃなく”順番”の問題です。
放置すると、会議が伸びるだけでなく「任せにくい人」扱いになり、評価と裁量が落ちます。
原因:なぜ「論点ズレ」になるのか
ズレる原因はほぼこの3つです。
結論が遅い
背景から書くほど相手が迷子
判断依頼がない
「ご確認ください」で相手が動けない
要点が散る
事実は多いのに"詰まり"が見えない
進捗報告メールの「要点のまとめ方」(要点3点)
要点は3つだけに削ります(多いほどズレます)。
今どうなってる(現状)
- ・ 状態を1行で言い切る(数値があるなら1つだけ)
- ・ “頑張った話”は後。まず状態。
何が詰まり(主因)
- ・ 詰まりは1つに絞る
- ・ 2つあるなら「今週止めている主因」だけ
次に決めてほしい(判断依頼)
- ・ 相手にしてほしいことを動詞で1行(承認ください/選んでください/決裁ください)
- ・ 可能なら A or B の選択肢まで置く
進捗報告の書き方:基本構造(件名・冒頭・本文)
【週報】案件名 進捗:結論(予定通り/遅延見込み)|判断依頼あり
【定例前共有】案件名 進捗:結論+本日決めたいこと1点
【要判断】案件名 遅延見込み:原因1点|対応案A/B(期限:本日中)
冒頭(最初の2行で勝負)
- ・ 1行目:結論(状態)
- ・ 2行目:判断依頼(相手の行動)
本文(3行で十分)
- ・ 現状+影響(1行)
- ・ 詰まり(1行)
- ・ 次アクション(1行)
進捗報告の書き方を明日から変える3ステップ
明日からはこれだけ守ってください(順番固定)。
結論1行
状態を言い切る(予定通り/遅延見込み/判断待ち など)
判断依頼1行
相手がやることを動詞で(承認・選択・決裁)
現状+影響1行
事実と影響を1つだけ(長文禁止)
1分セルフ診断(YES/NO 5問)
YESの数を数えてください。
1. 進捗報告が「ご確認ください」で終わりがち
2. メールの冒頭が背景説明から始まる
3. 詰まりが2つ以上並び、主因が書けていない
4. 相手が何を決めれば前に進むか本文にない
5. 送った後に「で、結局どうしたいの?」と聞き返される
型だけだと詰まりが残りやすい
診断は5問・3分。回答すると「詰まりタイプ」と「今週やる1手」がその場で表示されます。
3分無料診断で詰まりタイプを確定する進捗報告メールの例文(完成例・架空)+コピペブロック
以下は架空の完成例です(実在の案件・人物・数値ではありません)。 「進捗報告 メール 例文」で探している人がそのまま使えるよう、用途別に3本用意しました。
件名:【定例前共有】注文管理改修 進捗:予定通り/確認1点 (上司名)さん 結論:現時点、予定通りです(本日中に結合テストを開始できます)。 判断依頼:テスト観点の追加要望があれば、本日15時までにください(反映可否を判断します)。 要点: ・現状:画面改修とAPI接続の実装は完了(結合テスト準備OK) ・詰まり:なし(ただし観点追加がある場合は影響が出る可能性あり) ・次アクション:本日結合テスト開始→明日午前に結果共有します
件名:【共有】注文管理改修 ブロック解除:API仕様確定/次工程へ移行します (上司名)さん 結論:API仕様が確定し、ブロック解除済みです。予定どおり次工程へ移行します。 判断依頼:影響範囲の共有先として(関係者名)が妥当か、問題なければ承認ください。 要点: ・現状:仕様確定により結合テストを開始可能(影響:なし) ・詰まり:解消済み(確定版に合わせて実装反映します) ・次アクション:本日中に結合テスト開始→結果を定例で報告します
これが一番よく使う"核"です(結論→判断依頼→要点3点)。
件名:【要判断】注文管理改修 進捗:2営業日遅延見込み/対応案A・B (上司名)さん 結論:API仕様の未確定がボトルネックのため、現状のままだとリリースが2営業日遅延見込みです。 判断依頼:本日中に「案Aで暫定対応」or「案Bで確定を待つ」のどちらで進めるか選んでください。 要点: ・現状:画面側の実装は完了、APIのレスポンス項目が未確定(影響:結合テスト開始できず) ・詰まり:API仕様の確定待ち(確認先:別チーム、返答待ち) ・次アクション:仕様確定が来次第、当日中に結合テスト開始し、翌日までに結果報告します 補足:案Aの場合は暫定項目で実装し、仕様確定後に差分対応(追加1日)を見込んでいます。
結論から話すコツ:状態を言い切るだけでいい
「結論が書けない」は、”言い切りが怖い”だけです。結論は状態でOK。
- // 予定通りです
- // 遅延見込みです(○営業日)
- // 判断待ちです(何の判断か)
- // ブロック解除済みです
背景や努力は、結論の後ろに短く添えるだけで十分です。
NG → OK(3セット)
先週から確認していて、別チームの返答が遅れていて…(長文)
結論:返答待ちのため2営業日遅延見込みです。 影響は結合テスト開始が止まっています。
この方針で進めます。ご確認ください。
判断依頼:案A/案Bどちらで進めるか、本日中に選んでください。(明日から作業が分岐します)
課題:仕様未確定/テスト環境不安定/レビュー待ち…
主因:仕様未確定(これが止めている)。他は主因が解消したら進めます(影響は別途)。
提出前チェックリスト(5項目)
-
冒頭1行目に結論がある
-
2行目に判断依頼(動詞)がある
-
要点が「現状/詰まり(主因)/次アクション」の3点だけ
-
詰まりは1つに絞れている(主因が書けている)
-
固有名詞・機密数値・原本の貼り付けがない(必要なら抽象化)
FAQ(検索されがちな言い回し)
Q. 進捗報告の書き方が分かりません。まず何から直す?
Q. 論点ズレの直し方は?
次のアクション
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